Whistleblowing

SEGNALAZIONE


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PROCEDURA


0. PREMESSA

L’obiettivo della Direttiva UE n.1937/2019 è stabilire norme minime comuni per garantire la protezione delle persone che segnalano illeciti, sia nel settore pubblico che privato.

Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall’organizzazione o per conto dell’organizzazione. Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita relativa all’ente. Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:

  • lavoratori dipendenti e autonomi;
  • collaboratori, liberi professionisti, consulenti;
  • fornitori, subfornitori e dipendenti o collaboratori degli stessi;
  • tirocinanti, stagisti retribuiti o non retribuiti;
  • azionisti e persone con funzione di direzione, amministrazione e controllo;
  • ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza;
  • soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’azienda non sia ancora iniziato.

La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo.

1. CAMPO DI APPLICAZIONE

All’interno di questa procedura possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa. Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione degli stessi. 

Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare attività di investigazione che possano esporli individualmente. 

Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative comunitarie. 

Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’ente.

Con la stessa procedura si gestiscono le segnalazioni di mancato rispetto del Codice Etico di NORDA S.p.A.

2. MODALITA’ DI SEGNALAZIONE : CANALE INTERNO

La segnalazione della violazione può essere inoltrata al Comitato Segnalazioni, firmata o in forma anonima, con una delle seguenti modalità:

  • Modulo editabile dal nostro sito www.nordaspa.com, cliccando sul collegamento WHSITLEBLOWING in basso nella pagina HOME;
  • Posta ordinaria all’indirizzo: Comitato Segnalazioni Illeciti c/o NORDA SPA – via case Sparse, 103 25124 Brescia

Il Comitato Segnalazioni è formato dal Responsabile Qualità, dall’RSPP e dall’RLS, tutti ricevono la segnalazione. 

N.B.: Si incoraggiano le persone segnalanti a non effettuare segnalazioni in forma anonima, al fine di facilitare l’eventuale attività di investigazione.

3. ITER DI SEGNALAZIONE

1.  Il Comitato Segnalazioni, avvalendosi del supporto di altre funzioni competenti, interne o esterne, farà in modo che tutte le segnalazioni ricevute vengano:

    • Registrate e custodite per il tempo definito;
    • Qualificate (archiviazione o attivazione accertamenti) con esplicitazione delle motivazioni che hanno indotto alla decisione;
    • sottoposte, ove ritenuto necessario, al processo di verifica con informativa alle parti interessate.

2.  Al fine di attivare le verifiche necessarie, il Comitato Segnalazioni può, a sua discrezione, avvalersi di qualsiasi funzione che ritenga abbia la professionalità e/o le conoscenze per fornirgli il necessario supporto.

3.  Spetta al Comitato Segnalazioni valutare se sia necessario informare preventivamente la persona oggetto di segnalazione e/o la personale segnalante prima di procedere all’istruttoria.

4.  Il Comitato Segnalazioni sospende o interrompe in qualunque momento l’istruttoria qualora venga rilevata l’infondatezza della segnalazione e, nel caso venga accertata la malafede della persona segnalante, si riserva di proporre l’avvio di un procedimento nei suoi confronti

5.  Il Comitato Segnalazioni, nel rispetto dei necessari criteri di riservatezza, comunica i risultati delle verifiche e gli eventuali provvedimenti proposti a rimedio delle irregolarità riscontrate al/i Responsabile/i della/e Funzione/i interessata/e, alla Direzione.

6.  Il Comitato Segnalazioni, nei casi in cui sia stato fornito l’indirizzo in sede di segnalazione, comunica l’esito alla persona segnalante. Nella comunicazione dell’esito non sono inclusi riferimenti a dati personali relativi all’eventuale soggetto segnalato.

7.  Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono: 

    • Correzione di processi interni 
    • Avvio di un procedimento disciplinare 
    • Trasferimento dei risultati delle attività di accertamento alla procura della Repubblica (e/o della Corte dei conti in caso di danno erariale)
    • Archiviazione per mancanza di evidenze

4. PROTEZIONE DEL SEGNALANTE

Il soggetto ricevente è tenuto a trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le informazioni relative all’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di ogni altra persona menzionata nella segnalazione sono trattate secondo i principi di confidenzialità. Allo stesso modo, sono trattate in modo confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione. 

L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. La conoscenza delle segnalazioni e dei relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto all’accesso amministrativo da parte dei soggetti interessati. 

L’unico motivo di possibile rivelazione dell’identità della persona segnalante può avvenire nel caso in cui gli atti di accertamento siano inoltrati presso una procura ordinaria o contabile e la conoscenza della stessa sia necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento giudiziario ordinario o contabile presso la Corte dei conti. 

È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il soggetto ricevente può decidere se processarle o meno. In ogni caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi di riservatezza. Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le attività di accertamento.

5. TEMPISTICHE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Al termine del percorso di segnalazione la piattaforma conferma l’avvenuta ricezione a conferma che la segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal Comitato Segnalazioni. 

Nel caso venga fornita una email:

  • – entro 7 giorni il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante* la presa in carico della segnalazione e nel caso richiede chiarimenti o approfondimenti. 
  • – entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente comunica alla persona segnalante* un riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni comunicate nella segnalazione.

Tutte le informazioni relative alle segnalazioni ricevute e alle indagini condotte (date, tematiche, evidenze, dati anagrafici, …) vengono conservate per 3 anni dalla chiusura della segnalazione.

* nei casi in cui la segnalazione non sia anonima

6. TUTELE E PROTEZIONI

La persona cui si fa riferimento nella segnalazione come responsabile del sospetto di illecito beneficia di misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della persona segnalante e delle altre persone menzionate nella segnalazione. 

In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di tutela garantite attraverso questa procedura. 

Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni forma di ritorsione o discriminazione che dovesse subire in seguito e a causa di una segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi azione o omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o derivante da segnalazioni di illeciti effettivi o sospetti, che causi o possa causare danni fisici, psicologici, danni alla reputazione della persona, perdite economiche. 

Tra le possibili discriminazioni rientrano: 

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione; 
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; 
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; 
  • note di merito o referenze negative; 
  • misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria; 
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; 
  • la discriminazione o un trattamento sfavorevole; 
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine; 
  • danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e di redditi; 
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore in futuro; 
  • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso; 
  • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

7. MODALITA’ DI SEGNALAZIONE TRAMITE CANALE ESTERNO

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna di illeciti se, al momento della sua presentazione, ricorre 

una delle seguenti condizioni:

  • Ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito
  • Ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse

La segnalazione esterna può essere inoltrata:

  • per email a protocollo@pec.anticorruzione.it
  • per posta ordinaria all’indirizzo: ANAC Autorità Nazionale Anticorruzione c/o Palazzo Sciarra via Minghetti, 1 – 00187 ROMA

Il canale esterno non si applica al mancato rispetto del Codice Etico NORDA S.p.A.

8. ADOZIONE DELLA PROCEDURA ED INFORMAZIONI AI DIPENDENTI E AI TERZI

La presente procedura, approvata dalla Direzione NORDA S.p.A., è comunicata alle parti interessate con le seguenti modalità:

  • Sito web www.nordaspa.com link WHISTLEBLOWING in fondo alla Homepage
  • Durante la formazione iniziale in fase di inserimento lavorativo
  • Durante informativa iniziale per esterni

NORDA S.P.A.


via Case Sparse, 103
loc. Folzano 25124 Brescia ITALY

P.I./VAT: IT00298210170
Cap. Soc. €1.000.000 i.v.
Reg. Trib. Brescia 8882
R.E.A. 178823 N. Mecc. BS 010501
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